Hệ thống quản lý nội dung công ty (Hệ thống ECM) là loại công nghệ phần mềm được sử dụng rộng rãi trong việc quản lý, lưu trữ, truy xuất và bảo vệ thông tin phi cấu trúc liên quan trực tiếp đến việc quản lý các quy trình kinh doanh trong bất kỳ tổ chức nào.
Một số người nhầm lẫn giữa hệ thống ECM và hệ thống quản lý tài liệu điện tử (SED). Sự nhầm lẫn giữa các định nghĩa này phát sinh do thực tế là EDMS rất thường xuyên, ngoài các mô-đun quản lý tài liệu doanh nghiệp, cũng bao gồm một số khả năng ECM. Ví dụ, sự tương tác của các nhân viên trong việc chuẩn bị các tài liệu. Trong tình huống như vậy, hoàn toàn có thể thảo luận về việc mở rộng chức năng cho hệ thống ECM.
Sự khác biệt chính giữa hệ thống ECM và EDMS là, ngoài việc duy trì việc quản lý tài liệu điện tử của doanh nghiệp, hệ thống ECM tạo ra một không gian thông tin duy nhất cho tất cả người dùng của tổ chức, đồng thời cung cấp khả năng tự động hóa các quy trình kinh doanh.
Nhờ sử dụng hệ thống ECM, nguồn lao động được tối ưu hóa, giảm đáng kể chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Thông thường, hệ thống ECM bao gồm các phần con (mô-đun) sau, mỗi phần trong số đó được tích hợp với phần còn lại của các phần con, và cũng có thể tồn tại riêng biệt.
Một số trong số chúng được trình bày dưới đây:
- Phân hệ quản lý văn bản điện tử doanh nghiệp;
- Phân hệ hỗ trợ quy trình nghiệp vụ;
- Mô-đun quản lý nội dung web cho trang web hoặc cổng thông tin của công ty,
- Phân hệ quản lý nội dung phương tiện;
- Phân hệ quản lý tri thức;
- Phân hệ kiểm soát truy cập nội dung, cung cấp thông tin cần thiết bất kể thời gian và địa điểm.
Mỗi phần phụ đều yêu cầu những kỹ năng và khả năng nhất định. Vì vậy, ví dụ, quản lý nội dung Web của một trang web hoặc cổng thông tin của công ty yêu cầu kiến thức cụ thể về quản trị tài nguyên Internet và mô-đun quản lý tài liệu điện tử của một doanh nghiệp yêu cầu các chi tiết cụ thể về chuyển động nội bộ của tài liệu.
Hệ thống ECM kết hợp nội dung của tài liệu và các khía cạnh quản lý của doanh nghiệp, tạo thành một môi trường thống nhất để quản lý tài liệu và giảm số lượng các bước công việc để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh. Điều này làm cho nội dung của công ty có sẵn cho những người dùng cần nó để hoàn thành công việc của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả.