System för företags innehållshantering (ECM-system) är typer av programvaruteknik som används i stor utsträckning vid hantering, lagring, hämtning och skydd av ostrukturerad information som är direkt relaterad till hanteringen av affärsprocesser i alla organisationer.
Vissa människor förvirrar ECM-system och elektroniska dokumenthanteringssystem (SED). Förvirringen mellan dessa definitioner uppstår på grund av att EDMS, förutom företagshanteringsmodulerna, också ofta innehåller vissa ECM-funktioner. Som till exempel interaktion mellan personalen om förberedelse av dokument. I en sådan situation är det fullt möjligt att diskutera utbyggnaden av funktionalitet till ett ECM-system.
Huvudskillnaden mellan ett ECM-system och ett EDMS är att, förutom att upprätthålla ett företags elektroniska dokumenthantering, skapar ECM-system ett enda informationsutrymme för alla användare i organisationen och ger också automatisering av affärsprocesser.
Tack vare användningen av ECM-system optimeras arbetskraftsresurserna och företagets driftskostnader minskas avsevärt.
Vanligtvis inkluderar ECM-system följande underavsnitt (moduler), som var och en är integrerad med resten av underavsnitten, och kan också existera separat.
Några av dem presenteras nedan:
- Elektronisk dokumenthanteringsmodul för företag;
- Modul för affärsprocessstöd;
- Hanteringsmodul för webbinnehåll för en företagswebbplats eller portal,
- Modul för hantering av mediainnehåll;
- Kunskapshanteringsmodul;
- Innehållskontrollmodul som ger nödvändig information oavsett tid och plats.
Var och en av underavsnitten kräver vissa färdigheter och förmågor. Så, till exempel, att hantera webbinnehållet på en företagswebbplats eller portal kräver specifik kunskap om administration av internetresurser, och företagets elektroniska dokumenthanteringsmodul kräver detaljerna i den interna rörelsen av dokument.
ECM-system kombinerar innehållet i dokument och hanteringsaspekter i företaget och bildar en enhetlig miljö för dokumenthantering och minskar antalet arbetssteg för genomförandet av affärsuppgifter. Detta gör företagsinnehåll tillgängligt för de användare som behöver det för att få sitt arbete gjort snabbt och effektivt.