Systémy pre správu podnikového obsahu (Systémy ECM) sú typy softvérových technológií, ktoré sa široko používajú pri správe, ukladaní, vyhľadávaní a ochrane neštruktúrovaných informácií, ktoré priamo súvisia so správou obchodných procesov v akejkoľvek organizácii.
Niektorí ľudia si mýlia systémy ECM a systémy elektronickej správy dokumentov (SED). Zmätok medzi týmito definíciami vzniká v dôsledku skutočnosti, že EDMS veľmi často okrem modulov správy podnikových dokumentov obsahuje aj niektoré funkcie ECM. Napríklad interakcia zamestnancov s prípravou dokumentov. V takejto situácii je celkom možné diskutovať o rozšírení funkčnosti na systém ECM.
Hlavný rozdiel medzi systémom ECM a EDMS je v tom, že okrem zachovania podnikovej elektronickej správy dokumentov vytvárajú systémy ECM jednotný informačný priestor pre všetkých používateľov organizácie a tiež poskytujú automatizáciu obchodných procesov.
Vďaka použitiu systémov ECM sa optimalizujú pracovné zdroje a prevádzkové náklady podniku sa výrazne znižujú.
Systémy ECM zvyčajne zahŕňajú nasledujúce pododdiely (moduly), z ktorých každý je integrovaný do zvyšných pododdielov a môžu tiež existovať samostatne.
Niektoré z nich sú uvedené nižšie:
- Modul pre správu elektronických dokumentov podniku;
- Modul na podporu obchodných procesov;
- Modul na správu webového obsahu pre firemný web alebo portál,
- Modul na správu mediálneho obsahu;
- Modul riadenia znalostí;
- Modul kontroly prístupu k obsahu, poskytujúci potrebné informácie bez ohľadu na čas a miesto.
Každá z podsekcií vyžaduje určité zručnosti a schopnosti. Napríklad správa webového obsahu podnikovej stránky alebo portálu vyžaduje špecifické znalosti správy internetových zdrojov a modul elektronickej správy dokumentov v podniku vyžaduje špecifiká vnútorného pohybu dokumentov.
Systémy ECM kombinujú obsah dokumentov a aspekty správy podniku, vytvárajú jednotné prostredie pre správu dokumentov a znižujú počet pracovných krokov pri implementácii obchodných úloh. Vďaka tomu je firemný obsah k dispozícii tým používateľom, ktorí ho potrebujú na rýchlu a efektívnu prácu.