מערכות לניהול תוכן ארגוני (מערכות ECM) הן סוגים של טכנולוגיות תוכנה הנמצאות בשימוש נרחב בניהול, אחסון, אחזור והגנה על מידע בלתי מובנה הקשור ישירות לניהול תהליכים עסקיים בכל ארגון.
יש אנשים שמבלבלים בין מערכות ECM לבין מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניים (SED). הבלבול בין הגדרות אלה נוצר בשל העובדה שלעתים קרובות ה- EDMS, בנוסף למודולי ניהול המסמכים הארגוניים, כולל גם כמה יכולות ECM. כמו, למשל, אינטראקציה של הצוות על הכנת מסמכים. במצב כזה, בהחלט ניתן לדון בהרחבת הפונקציונליות למערכת ECM.
ההבדל העיקרי בין מערכת ECM ל- EDMS הוא שבנוסף לשמירה על ניהול המסמכים האלקטרוניים של הארגון, מערכות ECM יוצרות מרחב מידע אחד לכל משתמשי הארגון, ומספקות אוטומציה של תהליכים עסקיים.
הודות לשימוש במערכות ECM, מותאמים משאבי העבודה, ועלויות התפעול של הארגון מופחתות משמעותית.
בדרך כלל, מערכות ECM כוללות את חלקי המשנה הבאים (מודולים), שכל אחד מהם משולב עם שאר חלקי המשנה, ויכול להתקיים גם בנפרד.
כמה מהם מוצגים להלן:
- מודול ניהול מסמכים אלקטרוניים ארגוניים;
- מודול תמיכה בתהליכים עסקיים;
- מודול ניהול תוכן אינטרנט לאתר או פורטל ארגוני,
- מודול ניהול תוכן מדיה;
- מודול ניהול ידע;
- מודול בקרת גישה לתוכן, המספק את המידע הדרוש ללא קשר לזמן ולמקום.
כל אחד מקטעי המשנה דורש מיומנויות ויכולות מסוימות. כך, למשל, ניהול תוכן האינטרנט של אתר או פורטל ארגוני דורש ידע ספציפי בניהול משאבי האינטרנט, ומודול ניהול המסמכים האלקטרוניים של הארגון דורש את הפרטים של התנועה הפנימית של מסמכים.
מערכות ECM משלבות את תוכן המסמכים והיבטי הניהול של הארגון, ויוצרות סביבה אחידה לניהול מסמכים ומצמצמת את מספר שלבי העבודה ליישום משימות עסקיות. זה הופך את התוכן הארגוני לזמין למשתמשים הזקוקים לו בכדי לבצע את עבודתם במהירות וביעילות.