Sistemi di gestione dei contenuti aziendali (I sistemi ECM) sono tipi di tecnologie software ampiamente utilizzate nella gestione, archiviazione, recupero e protezione di informazioni non strutturate che sono direttamente correlate alla gestione dei processi aziendali in qualsiasi organizzazione.
Alcune persone confondono i sistemi ECM e sistemi di gestione elettronica dei documenti (SED). La confusione tra queste definizioni nasce dal fatto che molto spesso l'EDMS, oltre ai moduli di gestione dei documenti aziendali, include anche alcune funzionalità ECM. Come, ad esempio, l'interazione del personale per la preparazione dei documenti In una tale situazione, è del tutto possibile discutere l'espansione della funzionalità a un sistema ECM.
La principale differenza tra un sistema ECM e un EDMS è che, oltre a mantenere la gestione elettronica dei documenti di un'impresa, i sistemi ECM creano un unico spazio informazioni per tutti gli utenti dell'organizzazione e forniscono anche l'automazione dei processi aziendali.
Grazie all'uso dei sistemi ECM, le risorse di lavoro sono ottimizzate e i costi operativi dell'impresa sono significativamente ridotti.
In genere, i sistemi ECM includono le seguenti sottosezioni (moduli), ciascuna delle quali è integrata con il resto delle sottosezioni e possono anche esistere separatamente.
Alcuni di loro sono presentati di seguito:
- Modulo di gestione elettronica dei documenti aziendali;
- Modulo di supporto ai processi aziendali;
- Modulo di gestione dei contenuti Web per un sito Web o portale aziendale,
- Modulo di gestione dei contenuti multimediali;
- Modulo di gestione della conoscenza;
- Modulo di controllo dell'accesso ai contenuti, che fornisce le informazioni necessarie indipendentemente dal tempo e dal luogo.
Ciascuna delle sottosezioni richiede determinate abilità e abilità. Così, ad esempio, la gestione del contenuto Web di un sito o portale aziendale richiede una conoscenza specifica dell'amministrazione delle risorse Internet e il modulo di gestione dei documenti elettronici aziendali richiede le specifiche del movimento interno dei documenti.
I sistemi ECM combinano il contenuto dei documenti e gli aspetti gestionali dell'impresa, formando un ambiente unificato per la gestione dei documenti e riducono il numero di fasi di lavoro per l'implementazione delle attività aziendali. Ciò rende i contenuti aziendali disponibili a quegli utenti che ne hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro in modo rapido ed efficiente.