Korporativni sustavi za upravljanje sadržajem (ECM sustavi) su vrste softverskih tehnologija koje se široko koriste u upravljanju, pohrani, pronalaženju i zaštiti nestrukturiranih informacija koje su izravno povezane s upravljanjem poslovnim procesima u bilo kojoj organizaciji.
Neki ljudi zbunjuju ECM sustave i elektronički sustavi za upravljanje dokumentima (SED). Zbrka između ovih definicija nastaje zbog činjenice da EDMS, osim modula za upravljanje dokumentima u poduzeću, vrlo često uključuje i neke mogućnosti ECM-a. Kao, na primjer, interakcija osoblja na pripremi dokumenata. U takvoj je situaciji sasvim moguće razgovarati o proširenju funkcionalnosti na sustav ECM.
Glavna razlika između ECM sustava i EDMS-a je u tome što, osim što održavaju elektroničko upravljanje dokumentima u poduzeću, ECM sustavi stvaraju jedinstveni informacijski prostor za sve korisnike organizacije, a pružaju i automatizaciju poslovnih procesa.
Zahvaljujući upotrebi ECM-sustava, resursi rada se optimiziraju, a operativni troškovi poduzeća znatno se smanjuju.
Tipično, ECM sustavi uključuju sljedeće pododjeljke (module), od kojih je svaki integriran s ostatkom pododjeljaka, a također mogu postojati zasebno.
Neki od njih su predstavljeni u nastavku:
- Modul za elektroničko upravljanje dokumentima u poduzeću;
- Modul za podršku poslovnim procesima;
- Modul za upravljanje web sadržajem za korporativno web mjesto ili portal,
- Modul za upravljanje medijskim sadržajem;
- Modul upravljanja znanjem;
- Modul za kontrolu sadržaja, pružajući potrebne informacije bez obzira na vrijeme i mjesto.
Svaka od pododjeljaka zahtijeva određene vještine i sposobnosti. Tako, na primjer, upravljanje web sadržajem korporativne stranice ili portala zahtijeva specifična znanja o upravljanju internetskim resursima, a modul elektroničkog upravljanja dokumentima poduzeća zahtijeva specifičnosti unutarnjeg kretanja dokumenata.
ECM sustavi kombiniraju sadržaj dokumenata i aspekte upravljanja poduzećem, tvoreći jedinstveno okruženje za upravljanje dokumentima i smanjuju broj radnih koraka za provedbu poslovnih zadataka. To korporativni sadržaj čini dostupnim onim korisnicima kojima je potreban da bi svoj posao obavili brzo i učinkovito.