Системи за управление на корпоративно съдържание (ECM системи) са видове софтуерни технологии, които се използват широко при управлението, съхранението, извличането и защитата на неструктурирана информация, която е пряко свързана с управлението на бизнес процеси във всяка организация.
Някои хора бъркат ECM системите и системи за електронно управление на документи (SED). Объркването между тези определения възниква поради факта, че много често EDMS, освен модулите за управление на корпоративни документи, включва и някои възможности на ECM. Както например взаимодействието на персонала при подготовката на документи. В такава ситуация е напълно възможно да се обсъди разширяването на функционалността до система ECM.
Основната разлика между ECM системата и EDMS е, че в допълнение към поддържането на електронното управление на документите в предприятието, ECM системите създават единно информационно пространство за всички потребители на организацията и също така осигуряват автоматизация на бизнес процесите.
Благодарение на използването на ECM системи, трудовите ресурси се оптимизират, а оперативните разходи на предприятието значително намаляват.
Обикновено ECM системите включват следните подраздели (модули), всеки от които е интегриран с останалите подраздели и може да съществува отделно.
Някои от тях са представени по-долу:
- Модул за управление на електронни документи в предприятието;
- Модул за поддръжка на бизнес процеси;
- Модул за управление на уеб съдържание за корпоративен уебсайт или портал,
- Модул за управление на медийно съдържание;
- Модул за управление на знания;
- Модул за контрол на достъпа до съдържание, предоставящ необходимата информация, независимо от времето и мястото.
Всеки от подразделите изисква определени умения и умения. Така например, управлението на уеб съдържанието на корпоративен сайт или портал изисква специфични познания за администрирането на интернет ресурси, а модулът за електронно управление на документи на предприятието изисква спецификата на вътрешното движение на документи.
ECM системите комбинират съдържанието на документите и управленските аспекти на предприятието, образувайки единна среда за управление на документи и намалява броя на работните стъпки за изпълнение на бизнес задачите. Това прави корпоративното съдържание достъпно за онези потребители, които се нуждаят от него, за да свършат работата си бързо и ефективно.