Systèmes de gestion de contenu d'entreprise (Les systèmes ECM) sont des types de technologies logicielles largement utilisées dans la gestion, le stockage, la récupération et la protection des informations non structurées directement liées à la gestion des processus métier dans toute organisation.
Certaines personnes confondent les systèmes ECM et systèmes de gestion de documents électroniques (SED). La confusion entre ces définitions est due au fait que très souvent l'EDMS, en plus des modules de gestion de documents d'entreprise, comprend également certaines capacités ECM. Comme, par exemple, l'interaction du personnel pour la préparation des documents Dans une telle situation, il est tout à fait possible de discuter de l'extension des fonctionnalités à un système ECM.
La principale différence entre un système ECM et un EDMS est qu'en plus de gérer la gestion électronique des documents d'une entreprise, les systèmes ECM créent un espace d'informations unique pour tous les utilisateurs de l'organisation et permettent également d'automatiser les processus métier.
Grâce à l'utilisation des systèmes ECM, les ressources en main-d'œuvre sont optimisées et les coûts d'exploitation de l'entreprise sont considérablement réduits.
En général, les systèmes ECM comprennent les sous-sections (modules) suivantes, dont chacune est intégrée au reste des sous-sections, et peuvent également exister séparément.
Certains d'entre eux sont présentés ci-dessous:
- Module de gestion de documents électroniques d'entreprise;
- Module de soutien aux processus d'affaires;
- Module de gestion de contenu Web pour un site Web d'entreprise ou un portail,
- Module de gestion de contenu multimédia;
- Module de gestion des connaissances;
- Module de contrôle d'accès au contenu, fournissant les informations nécessaires indépendamment de l'heure et du lieu.
Chacune des sous-sections nécessite certaines compétences et capacités. Ainsi, par exemple, la gestion du contenu Web d'un site ou d'un portail d'entreprise nécessite des connaissances spécifiques de l'administration des ressources Internet, et le module de gestion électronique des documents d'entreprise nécessite les spécificités du mouvement interne des documents.
Les systèmes ECM combinent le contenu des documents et les aspects de gestion de l'entreprise, formant un environnement unifié pour la gestion des documents et réduisent le nombre d'étapes de travail pour la mise en œuvre des tâches commerciales. Cela rend le contenu d'entreprise disponible aux utilisateurs qui en ont besoin pour effectuer leur travail rapidement et efficacement.