Sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo (Sistemas ECM) são tipos de tecnologias de software amplamente utilizados no gerenciamento, armazenamento, recuperação e proteção de informações não estruturadas que estão diretamente relacionadas ao gerenciamento de processos de negócios em qualquer organização.
Algumas pessoas confundem os sistemas ECM e sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (SED). A confusão entre essas definições surge devido ao fato de que muitas vezes o EDMS, além dos módulos de gerenciamento de documentos corporativos, também inclui alguns recursos de ECM. Como, por exemplo, a interação da equipe na preparação de documentos. Em tal situação, é perfeitamente possível discutir a expansão da funcionalidade para um sistema ECM.
A principal diferença entre um sistema ECM e um EDMS é que, além de manter o gerenciamento de documentos eletrônicos de uma empresa, os sistemas ECM criam um único espaço de informações para todos os usuários de uma organização e também fornecem automação dos processos de negócios.
Graças ao uso de sistemas ECM, os recursos de trabalho são otimizados e os custos operacionais da empresa são reduzidos significativamente.
Normalmente, os sistemas ECM incluem as seguintes subseções (módulos), cada uma das quais é integrada com o resto das subseções e também podem existir separadamente.
Alguns deles são apresentados a seguir:
- Módulo de gerenciamento eletrônico de documentos corporativos;
- Módulo de suporte a processos de negócios;
- Módulo de gerenciamento de conteúdo da web para um site ou portal corporativo,
- Módulo de gerenciamento de conteúdo de mídia;
- Módulo de gestão do conhecimento;
- Módulo de controle de acesso ao conteúdo, fornecendo as informações necessárias independentemente da hora e do local.
Cada uma das subseções requer certas habilidades e habilidades. Assim, por exemplo, o gerenciamento do conteúdo da Web de um site ou portal corporativo requer conhecimento específico da administração de recursos da Internet, e o módulo de gerenciamento eletrônico de documentos corporativos requer as especificidades da movimentação interna de documentos.
Os sistemas ECM combinam o conteúdo dos documentos e os aspectos de gerenciamento da empresa, formando um ambiente unificado para o gerenciamento de documentos e reduz o número de etapas de trabalho para a implementação de tarefas de negócios. Isso torna o conteúdo corporativo disponível para os usuários que precisam dele para realizar seu trabalho de forma rápida e eficiente.