Systemy zarządzania treścią w firmie (Systemy ECM) to rodzaje technologii oprogramowania, które są szeroko stosowane w zarządzaniu, przechowywaniu, odzyskiwaniu i ochronie nieustrukturyzowanych informacji, które są bezpośrednio związane z zarządzaniem procesami biznesowymi w dowolnej organizacji.
Niektórzy mylą systemy ECM i elektroniczne systemy zarządzania dokumentami (SED). Zamieszanie między tymi definicjami wynika z faktu, że bardzo często EDMS, oprócz modułów zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa, zawiera również pewne możliwości ECM. Jak na przykład współdziałanie personelu przy przygotowywaniu dokumentów. W takiej sytuacji całkiem możliwe jest omówienie rozszerzenia funkcjonalności do systemu ECM.
Główna różnica między systemem ECM a EDMS polega na tym, że oprócz utrzymania elektronicznego zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa, systemy ECM tworzą jedną przestrzeń informacyjną dla wszystkich użytkowników organizacji, a także zapewniają automatyzację procesów biznesowych.
Dzięki zastosowaniu systemów ECM zasoby pracy są zoptymalizowane, a koszty operacyjne przedsiębiorstwa są znacznie zmniejszone.
Zazwyczaj systemy ECM zawierają następujące podsekcje (moduły), z których każdy jest zintegrowany z pozostałymi podsekcjami i może również istnieć oddzielnie.
Poniżej przedstawiamy niektóre z nich:
- Moduł zarządzania dokumentami elektronicznymi przedsiębiorstwa;
- Moduł wsparcia procesów biznesowych;
- Moduł zarządzania treścią WWW dla serwisu korporacyjnego lub portalu,
- Moduł zarządzania treścią medialną;
- Moduł zarządzania wiedzą;
- Moduł kontroli dostępu do treści, dostarczający niezbędnych informacji niezależnie od czasu i miejsca.
Każdy z podrozdziałów wymaga pewnych umiejętności i zdolności. Na przykład zarządzanie zawartością sieci Web w witrynie korporacyjnej lub portalu wymaga określonej wiedzy na temat administrowania zasobami internetowymi, a moduł zarządzania dokumentami elektronicznymi przedsiębiorstwa wymaga specyfiki wewnętrznego przepływu dokumentów.
Systemy ECM łączą zawartość dokumentów i aspekty zarządcze przedsiębiorstwa, tworząc ujednolicone środowisko do zarządzania dokumentami oraz zmniejszają liczbę kroków roboczych przy realizacji zadań biznesowych. Dzięki temu zawartość korporacyjna jest dostępna dla tych użytkowników, którzy potrzebują jej, aby wykonywać swoją pracę szybko i efektywnie.