Vállalati tartalomkezelő rendszerek (ECM rendszerek) olyan szoftvertechnológiai típusok, amelyeket széles körben használnak a strukturálatlan információk kezelésében, tárolásában, visszakeresésében és védelmében, amelyek közvetlenül kapcsolódnak bármely szervezet üzleti folyamatainak kezeléséhez.
Vannak, akik összekeverik az ECM rendszereket és elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (SED). A definíciók közötti összetévesztés abból adódik, hogy az EDMS gyakran a vállalati dokumentumkezelő modulok mellett tartalmaz néhány ECM képességet is. Mint például a személyzet interakciója a dokumentumok elkészítéséhez. Ilyen helyzetben teljesen lehetséges megvitatni a funkcionalitás kiterjesztését egy ECM rendszerre.
A fő különbség az ECM-rendszer és az EDMS között az, hogy a vállalati elektronikus dokumentumkezelés fenntartása mellett az ECM-rendszerek egyetlen információs teret hoznak létre a szervezet minden felhasználója számára, és automatizálják az üzleti folyamatokat is.
Az ECM-rendszerek használatának köszönhetően optimalizálják a munkaerő-forrásokat, és a vállalkozás működési költségei jelentősen csökkennek.
Az ECM rendszerek általában a következő alszakaszokat (modulokat) tartalmazzák, amelyek mindegyike integrálva van a többi alszakasszal, és külön is létezhetnek.
Néhányat az alábbiakban mutatunk be:
- Vállalati elektronikus dokumentumkezelő modul;
- Üzleti folyamatokat támogató modul;
- Webtartalom-kezelő modul egy vállalati webhelyhez vagy portálhoz,
- Médiatartalom-kezelő modul;
- Tudásmenedzsment modul;
- Tartalom-hozzáférés-vezérlő modul, amely biztosítja a szükséges információkat időtől és helytől függetlenül.
Az egyes alszakaszok bizonyos készségeket és képességeket igényelnek. Tehát például egy vállalati webhely vagy portál webtartalmának kezelése speciális ismereteket igényel az internetes erőforrások kezeléséről, a vállalkozás elektronikus dokumentumkezelő modulja pedig a dokumentumok belső mozgásának sajátosságait igényli.
Az ECM rendszerek ötvözik a dokumentumok tartalmát és a vállalkozás menedzsment szempontjait, egységes környezetet alkotva a dokumentumkezeléshez, és csökkentik az üzleti feladatok végrehajtásához szükséges munka lépéseinek számát. Ez elérhetővé teszi a vállalati tartalmat azon felhasználók számára, akiknek szükségük van rá, hogy munkájukat gyorsan és hatékonyan végezzék.