Corporate Content Management-Systeme (ECM-Systeme) sind Arten von Softwaretechnologien, die häufig für die Verwaltung, Speicherung, den Abruf und den Schutz unstrukturierter Informationen verwendet werden, die in direktem Zusammenhang mit der Verwaltung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen stehen.
Einige Leute verwechseln ECM-Systeme und elektronische Dokumentenmanagementsysteme (SED). Die Verwechslung zwischen diesen Definitionen ergibt sich aus der Tatsache, dass das EDMS neben den Dokumentenverwaltungsmodulen für Unternehmen häufig auch einige ECM-Funktionen enthält. Wie zum Beispiel die Interaktion der Mitarbeiter bei der Erstellung von Dokumenten. In einer solchen Situation ist es durchaus möglich, die Erweiterung der Funktionalität auf ein ECM-System zu diskutieren.
Der Hauptunterschied zwischen einem ECM-System und einem EDMS besteht darin, dass ECM-Systeme nicht nur das elektronische Dokumentenmanagement eines Unternehmens verwalten, sondern auch einen einzigen Informationsraum für alle Benutzer eines Unternehmens schaffen und auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglichen.
Durch den Einsatz von ECM-Systemen werden die Arbeitsressourcen optimiert und die Betriebskosten des Unternehmens erheblich gesenkt.
In der Regel enthalten ECM-Systeme die folgenden Unterabschnitte (Module), von denen jeder in die übrigen Unterabschnitte integriert ist und auch separat vorhanden sein kann.
Einige von ihnen werden unten vorgestellt:
- Modul zur Verwaltung elektronischer Dokumente für Unternehmen;
- Modul zur Unterstützung von Geschäftsprozessen;
- Web Content Management-Modul für eine Unternehmenswebsite oder ein Unternehmensportal,
- Modul zur Verwaltung von Medieninhalten;
- Wissensmanagement-Modul;
- Inhaltszugriffskontrollmodul, das die erforderlichen Informationen unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt.
Jeder der Unterabschnitte erfordert bestimmte Fähigkeiten und Fertigkeiten. So erfordert beispielsweise die Verwaltung des Webinhalts einer Unternehmenswebsite oder eines Unternehmensportals spezifische Kenntnisse in der Verwaltung von Internetressourcen, und das elektronische Dokumentenverwaltungsmodul für Unternehmen erfordert die Besonderheiten der internen Bewegung von Dokumenten.
ECM-Systeme kombinieren den Inhalt von Dokumenten und Verwaltungsaspekte des Unternehmens, bilden eine einheitliche Umgebung für die Dokumentenverwaltung und reduzieren die Anzahl der Arbeitsschritte für die Implementierung von Geschäftsaufgaben. Dadurch werden Unternehmensinhalte für Benutzer verfügbar, die sie benötigen, um ihre Arbeit schnell und effizient erledigen zu können.