Corporate content management systemer (ECM-systemer) er typer softwareteknologier, der anvendes i vid udstrækning til styring, lagring, hentning og beskyttelse af ustrukturerede oplysninger, der er direkte relateret til styring af forretningsprocesser i enhver organisation.
Nogle mennesker forveksler ECM-systemer og elektroniske dokumenthåndteringssystemer (SED). Forvirringen mellem disse definitioner opstår på grund af det faktum, at EDMS meget ofte ud over virksomhedsdokumentstyringsmodulerne også inkluderer nogle ECM-muligheder. Som for eksempel interaktion mellem personalet for at udarbejde dokumenter. I en sådan situation er det meget muligt at diskutere udvidelsen af funktionalitet til et ECM-system.
Den største forskel mellem et ECM-system og et EDMS er, at ud over at opretholde en virksomheds elektroniske dokumentstyring skaber ECM-systemer et enkelt informationsrum for alle brugere af organisationen og også giver automatisering af forretningsprocesser.
Takket være brugen af ECM-systemer optimeres arbejdsressourcerne, og virksomhedens driftsomkostninger reduceres betydeligt.
Typisk inkluderer ECM-systemer følgende underafsnit (moduler), som hver er integreret med resten af underafsnittene, og kan også eksistere separat.
Nogle af dem er præsenteret nedenfor:
- Enterprise elektronisk dokumentstyringsmodul;
- Modul til understøttelse af forretningsprocesser;
- Modul til styring af webindhold til en virksomheds hjemmeside eller portal,
- Modul til styring af medieindhold;
- Videnstyringsmodul;
- Indholdsadgangskontrolmodul, der giver de nødvendige oplysninger uanset tid og sted.
Hver af underafsnittene kræver visse færdigheder og evner. Så for eksempel kræver styring af webindholdet på et virksomhedswebsted eller -portal specifik viden om administration af internetressourcer, og virksomhedens elektroniske dokumentstyringsmodul kræver detaljerne i den interne bevægelse af dokumenter.
ECM-systemer kombinerer indholdet af dokumenter og ledelsesaspekterne i virksomheden og danner et samlet miljø for dokumentstyring og reducerer antallet af arbejdstrin til implementering af forretningsopgaver. Dette gør virksomhedsindhold tilgængeligt for de brugere, der har brug for det for at få deres arbejde udført hurtigt og effektivt.