Systémy pro správu podnikového obsahu (Systémy ECM) jsou typy softwarových technologií, které se široce používají při správě, ukládání, načítání a ochraně nestrukturovaných informací, které přímo souvisejí se správou obchodních procesů v jakékoli organizaci.
Někteří lidé si pletou systémy ECM a elektronické systémy pro správu dokumentů (SED). Zmatek mezi těmito definicemi nastává v důsledku skutečnosti, že EDMS velmi často kromě modulů správy podnikových dokumentů obsahuje také některé funkce ECM. Například interakce zaměstnanců při přípravě dokumentů. V takové situaci je docela možné diskutovat o rozšíření funkčnosti do systému ECM.
Hlavní rozdíl mezi systémem ECM a EDMS spočívá v tom, že kromě udržování podnikové správy elektronických dokumentů vytvářejí systémy ECM jednotný informační prostor pro všechny uživatele organizace a také zajišťují automatizaci obchodních procesů.
Díky použití systémů ECM se optimalizují pracovní zdroje a výrazně se sníží provozní náklady podniku.
Systémy ECM obvykle zahrnují následující podsekce (moduly), z nichž každý je integrován do ostatních podsekcí, a mohou také existovat samostatně.
Některé z nich jsou uvedeny níže:
- Modul pro správu elektronických dokumentů v podniku;
- Modul podpory obchodních procesů;
- Modul pro správu webového obsahu pro firemní web nebo portál,
- Modul pro správu mediálního obsahu;
- Modul řízení znalostí;
- Modul řízení přístupu k obsahu, poskytující potřebné informace bez ohledu na čas a místo.
Každá z podsekcí vyžaduje určité dovednosti a schopnosti. Například správa webového obsahu podnikového webu nebo portálu vyžaduje specifické znalosti správy internetových zdrojů a modul pro správu elektronických dokumentů v podniku vyžaduje specifika vnitřního pohybu dokumentů.
Systémy ECM kombinují obsah dokumentů a aspekty správy podniku, vytvářejí jednotné prostředí pro správu dokumentů a snižují počet pracovních kroků při implementaci obchodních úkolů. Díky tomu je firemní obsah k dispozici těm uživatelům, kteří jej potřebují, aby mohli svou práci provádět rychle a efektivně.