أنظمة إدارة محتوى الشركات (أنظمة ECM) هي أنواع من تقنيات البرامج المستخدمة على نطاق واسع في إدارة وتخزين واسترجاع وحماية المعلومات غير المهيكلة المرتبطة مباشرة بإدارة العمليات التجارية في أي مؤسسة.
بعض الناس يخلطون بين أنظمة ECM و أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (سيد). ينشأ الالتباس بين هذه التعريفات بسبب حقيقة أن نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) ، بالإضافة إلى وحدات إدارة مستندات المؤسسة ، يتضمن أيضًا بعض إمكانات ECM. كما ، على سبيل المثال ، تفاعل الموظفين على إعداد الوثائق. في مثل هذه الحالة ، من الممكن تمامًا مناقشة توسيع وظائف نظام ECM.
يتمثل الاختلاف الرئيسي بين نظام ECM و EDMS في أنه بالإضافة إلى الحفاظ على إدارة المستندات الإلكترونية للمؤسسة ، فإن أنظمة ECM تنشئ مساحة معلومات واحدة لجميع مستخدمي المؤسسة ، كما توفر أتمتة العمليات التجارية.
بفضل استخدام أنظمة إدارة المحتوى (ECM) ، تم تحسين موارد العمالة ، كما تم تقليل تكاليف تشغيل المؤسسة بشكل كبير.
عادةً ما تشتمل أنظمة ECM على الأقسام الفرعية (الوحدات) التالية ، كل منها مدمج مع بقية الأقسام الفرعية ، ويمكن أن يوجد أيضًا بشكل منفصل.
يتم عرض بعضها أدناه:
- وحدة إدارة الوثائق الإلكترونية في المؤسسة ؛
- وحدة دعم العمليات التجارية ؛
- وحدة إدارة محتوى الويب لموقع الشركة أو البوابة الإلكترونية ،
- وحدة إدارة محتوى الوسائط ؛
- وحدة إدارة المعرفة ؛
- وحدة التحكم في الوصول إلى المحتوى ، وتوفير المعلومات اللازمة بغض النظر عن الزمان والمكان.
يتطلب كل قسم فرعي مهارات وقدرات معينة. لذلك ، على سبيل المثال ، تتطلب إدارة محتوى الويب لموقع الشركة أو المدخل معرفة محددة بإدارة موارد الإنترنت ، وتتطلب وحدة إدارة المستندات الإلكترونية للمؤسسة تفاصيل الحركة الداخلية للوثائق.
تجمع أنظمة ECM بين محتوى المستندات والجوانب الإدارية للمؤسسة ، وتشكل بيئة موحدة لإدارة المستندات ، وتقلل من عدد خطوات العمل لتنفيذ مهام العمل. هذا يجعل محتوى الشركة متاحًا لأولئك المستخدمين الذين يحتاجون إليه لإنجاز أعمالهم بسرعة وكفاءة.